1、落實(shí)責(zé)任到人

公路工程檔案是高速公路建設(shè)過(guò)程的重要依據(jù)，因此我們高度重視，把工程檔案工作作為項(xiàng)目建設(shè)的一項(xiàng)重要任務(wù)來(lái)對(duì)待來(lái)對(duì)待，嚴(yán)格按照集團(tuán)公司有關(guān)要求進(jìn)行檔案管理，嚴(yán)格制定各類檔案管理制度，并對(duì)項(xiàng)目檔案管理實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任到人”的行業(yè)管理模式。

具體工作中，我們從三個(gè)方面入手，實(shí)施工程檔案責(zé)任到人。一是抓領(lǐng)導(dǎo)。我們成立了檔案管理小組，指定一位負(fù)責(zé)人分管此項(xiàng)工作，全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案工作的指揮協(xié)調(diào)、監(jiān)督檢查等各項(xiàng)工作。工程項(xiàng)目開(kāi)工前，我們就要求項(xiàng)目部各部門落實(shí)專職檔案管理人員，專門負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案收集管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，跟蹤資料形成。工程建設(shè)中，我們多次召開(kāi)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、工地一線人員、檔案管理人員參加的項(xiàng)目檔案資料會(huì)議，及時(shí)解決檔案工作中的有關(guān)問(wèn)題，有力地保證了檔案工作的順利進(jìn)行。二是抓協(xié)調(diào)，積極爭(zhēng)取設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位的支持與配合，檔案材料收集、整理過(guò)程遇到的各種問(wèn)題，我們積極協(xié)調(diào)，盡快解決，對(duì)各個(gè)管理部門對(duì)檔案工作的檢查要求認(rèn)真落實(shí)。三是抓責(zé)任制，全方位調(diào)動(dòng)搞好項(xiàng)目檔案的積極性。為切實(shí)加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理的有效控制，我們從強(qiáng)化責(zé)任制考核入手，將工程內(nèi)業(yè)資料及檔案收集納入項(xiàng)目部各部門職責(zé)和有關(guān)人員的崗位職責(zé)范圍，確定責(zé)任指標(biāo)，嚴(yán)格考核。各單位和有關(guān)人員都要按崗位責(zé)任制和上級(jí)有關(guān)規(guī)定，做好工程文件資料的收集、整理、歸檔和保管工作。

2、堅(jiān)持檔案與工程建設(shè)同步

檔案工作與高速公路工程建設(shè)同步，是項(xiàng)目檔案管理的關(guān)鍵措施。

工作中，從項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備工作到工程竣工各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料、圖紙，都按規(guī)定進(jìn)行了收集、整理、歸檔，確保了項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性。在工程開(kāi)工時(shí)首先要了解工程單元?jiǎng)澐直恚_定好項(xiàng)目的單位、分部、分項(xiàng)工程，根據(jù)各分項(xiàng)或分部工程施工過(guò)程確定資料歸檔順序，從而確保項(xiàng)目檔案的原始性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性。在每月一次的工程檢查過(guò)程中，我們都有工程檔案人員參與，把工程檔案管理情況與工程質(zhì)量管理工作同布置、同考核，形成責(zé)任明確、管理嚴(yán)格的目標(biāo)管理體系。項(xiàng)目文件資料的形成、積累、整理與歸檔的基本情況是：在工程施工過(guò)程中，收發(fā)文件由本合同段項(xiàng)目部辦公室存放；各工序的檢驗(yàn)報(bào)告由施工現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)技術(shù)人員負(fù)責(zé)填寫，并報(bào)監(jiān)理簽字；相關(guān)試驗(yàn)資料由試驗(yàn)室負(fù)責(zé)完成；施工進(jìn)度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工程計(jì)量等內(nèi)容由計(jì)劃合同部編寫，監(jiān)理簽字把關(guān)。

在工程項(xiàng)目勞務(wù)招標(biāo)的同時(shí)，我們就把工程檔案收集管理的要求作為其中的內(nèi)容，對(duì)文件材料的形成、運(yùn)行、積累、歸檔等在勞務(wù)招標(biāo)合同中都提出了明確要求。

我們嚴(yán)格按照“統(tǒng)一管理”的要求，及時(shí)對(duì)竣工資料集中統(tǒng)一保管，按照統(tǒng)一要求裝訂成冊(cè)，立卷歸檔，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保了檔案資料的完整性。

3、確保工程檔案質(zhì)量

實(shí)際操作中，我們通過(guò)召開(kāi)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、工程人員、檔案人員參加的檔案工作專題會(huì)議，多次研究，規(guī)定了竣工文件的歸檔要求，從工程項(xiàng)目文件圖紙、原始記錄、填寫要求到文件材料的排列、案卷的編目、資料內(nèi)容都作了明確規(guī)定，保證了檔案形成質(zhì)量。工程建設(shè)過(guò)程中，要求檔案人員到現(xiàn)場(chǎng)隨時(shí)了解工程進(jìn)度和現(xiàn)場(chǎng)施工文件材料形成積累情況，并協(xié)同工程技術(shù)人員在抓好工程質(zhì)量的同時(shí)，嚴(yán)格把好各項(xiàng)施工階段中形成的所有工程技術(shù)資料的質(zhì)量關(guān)，對(duì)每一道工序，每一個(gè)工程部位，每一個(gè)分項(xiàng)工程形成的各種原始記錄和試驗(yàn)數(shù)據(jù)認(rèn)真審查落實(shí)，完善簽字手續(xù)，并定期進(jìn)行檢查、抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)協(xié)調(diào)解決，直到符合標(biāo)準(zhǔn)為止。在竣工圖的編制上，完全按原設(shè)計(jì)圖紙施工、設(shè)計(jì)沒(méi)有變化的工程，利用原設(shè)計(jì)圖紙；對(duì)實(shí)際施工與原設(shè)計(jì)圖不符及變更設(shè)計(jì)的各項(xiàng)工程按竣工數(shù)據(jù)重新繪制竣工圖，并保持與原設(shè)計(jì)圖比例、圖幅一致，這樣便于完整、準(zhǔn)確、全面反映工程實(shí)際竣工情況，確保了竣工圖的編制質(zhì)量。

（五）全程跟蹤，同步收集聲像檔案資料

對(duì)于重點(diǎn)工程和隱蔽工程，我們?cè)谑┕み^(guò)程中注重收集影像資料特別是主要工序的施工工藝、隱蔽工程施工過(guò)程、領(lǐng)導(dǎo)視察工地等主要活動(dòng)，我們都進(jìn)行了照相，并存入光盤進(jìn)行永久保存。

（六）加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理水平

積極參加各級(jí)管理部門及業(yè)主組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法，使檔案管理人員對(duì)竣工資料整理的細(xì)節(jié)都有了清晰的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)了檔案管理工作水平的不斷提高。