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數字化會議管理系統

一、概述
隨著信息技術在各行各業的持續深入應用,會議管理進行數字化轉型和升級已是必然趨勢。宇凡數字化會議管理系統,實現了會議活動管理全程數字化,針對會議展開的所有相關流程都能夠輕松應對,讓您“會開會、開有效的會”!
二、特色
1、會議全生命周期管理,高效低碳
宇凡數字化會議系統通過議題審核、會前準備、會議通知及回執、會議簽到及請假、決議落實等全過程會議管理,實現會前、會中、會后的全方位、全生命周期無紙化會議管理,精簡辦會流程,促進人員溝通與協作,推動會后事項快速落實,提高開會效率、提升會議價值。
2、信息系統集成,便利安全
系統包括會議議題選用、會議審批流轉、會議紀要的推送以及會議決議轉督辦任務等,提升用戶的體驗感。在安全性方面,系統綜合先進的通訊技術、加解密技術、數據管理技術,為數據傳輸、信息同步、系統運行保駕護航,確保會議文件、資料發放安全、不泄密。
3、采用模塊化設計,隨需定制
系統采用模塊化設計,既適合大型會議管理,也適合中小型會議管理。系統的模塊不僅能做到有機結合,產生協同,還能通過模塊的組合配置,靈活創建不同功能的產品,實現更多個性化服務,適配用戶的定制化需求。
4、支持獨立部署,管理輕松
系統支持獨立部署,能滿足用戶對數據安全、部署環境、內部流程等方面的需求,在部署成功后還會定期安排維護和升級,確保運行安全穩定,杜絕信息安全隱患。為方便外出工作人員可隨時遠程處理會議事宜,系統支持電腦、手機、ipad等移動端部署;為幫助用戶可以流暢掌控和自在切換操作平臺,提升體驗感,系統支持windows、IOS、Android跨系統平臺交互應用。
三、功能
1、圖形化展示會議室座位圖
系統使用圖形化展示會議室座位圖,結合會議的規模和排位樣式,不同使用場景多樣化處理,實現智能排座管理。參會人員通過系統就能自動獲取自己的座位示意圖,無需引導,自主入座,全面節省會場時間。
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數字化會議管理系統

2、完整的會議議題及會議申請審批流程
在系統中了解會議室使用情況和領導日程,快速安排會議,然后用流程將會議內容上報審批,通知參會人。用一條流程就能完成會議議題及會議審核、通知,簡化會前準備過程。
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數字化會議管理系統

3、智能排座與會議通知提醒

根據會議名單,系統實現線上智能排座。每個會議室的座位布局可以在系統中同步顯示,會議組織人員可以根據需要快速安排座位,防止重復安排、漏排問題。

發起會議通知時系統自動檢查參會人日程、會議室的占用等會務資源信息,當數字化會議管理系統重疊時系統自動提醒。

所有與會材料都已經通過通知下發,參會人可以根據需要自行打印,不僅可以幫助參會人提前了解會議情況,還能節省會議成本。

 

 

 

4、會議大屏:座位看板與掃描簽到

借助云科研app將會議簽到搬到線上,直接掃碼在線簽到,出席情況一目了然

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數字化會議管理系統

 

5、會議投票

 

通過系統發起議題投票流程,記錄決議投票表決情況,遵循少數服從多數的原則,支持不記名投票表決,清晰記錄議題決策事項名稱、列席人、決策流程、表決情況以及會議決議等信息,以及聽取意見、議題材料等文件內容。

 

數字化會議管理系統

6、會后跟蹤
提交會議紀要,將重要的會議目標通過任務管理功能將會議任務快速交付責任人,執行情況全程反饋促進會議結果落實。
會議過程形成的會議紀要、決議等重要文件,在線簽署、電子簽名等操作。

數字化會議管理系統

 

四、價值
1.?標準化會議管理:使會議管理規范化,徹底改變以往線下會議管理事項無標準、不規范的現象。
2. 實現會議管理全程電子化:實現會議材料和會議成果的完全電子化,節約會議耗材成本的同時,確保會務事項可控、可查。
3. 實現有效的會議溝通:通過電子化的會議通知和參會反饋,降低了會議事務的溝通成本,徹底解決在通知過程中存在多人多次、反復確認等問題。
4. 提升會議成果的可利用性:通過會議計劃,可以快速查詢與該議題相關的通知、反饋、紀要等信息。

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