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科研物資采購管理辦法

第一章   總  則

第一條  為規范本院科研物資及技術服務采購管理，完善內控機制，簡化物資及技術服務采購流程，提高科研物資及技術服務采購服務質量及資金使用效率，結合本院實際情況，制定本辦法。

本院科研物資及技術服務的采購按本辦法執行。

第二條  本辦法所指的科研物資是指本院開展科學研究、實驗、生產、辦公等活動中所使用及消耗的試劑、材料、低值品、易耗品、低值儀器、飼料、機電產品及辦公用品等。

第三條  本辦法所指的科研技術服務是指研究、開發項目帶料外加工或因本院不具備條件而委托外單位（以下稱“供應商”）服務進行實驗、加工、測試、計算、描述、基因檢測、引物合成等，并且需要從科研項目經費中向服務方支付費用的服務類采購。

第四條  本辦法所指的線上采購主要是指通過宇凡系統登陸“XXX商城”（以下簡稱商城）的采購平臺進行采購；線下采購是指在采購人確定采購內容后在宇凡系統線下采購平臺上進行的采購行為。

第五條  采購堅持“比資質、比質量、比價格、比運距、比信譽、比效益”原則；堅持“符規合法、有效競爭、物有所值、防腐倡廉”的原則。

第六條  按政采規定需要進行政府招標（或政采云）采購的物資，按相關規定執行。

第二章   職責及分工

第七條  科研物資及技術服務采購管理工作在院總支領導下由科研科牽頭組織，財務科、資產辦共同配合實施。具體職責及分工如下：

（一）資產辦：負責商城平臺管理、采購監督、物資驗收、物資入出庫登記臺賬、數據匯總、辦理統一結算手續及與供應商協調等工作。

（二）財務科：負責預算經費審核及使用管理、經費預算額度內費用報銷、審計管理等工作，包括宇凡系統的設置和管理。

（三）科研科：負責項目編號、采購人和審核人信息的設置和調整、協調與XXX商城相關采購事宜、隨時了解和掌握本采購管理辦法的實施和運行情況。

第三章   賬號管理

第八條  賬號注冊與變更

財務科管理宇凡賬號，注冊賬號以后，原則上不再做更改；如有特殊情況需做變更的，向財務科系統管理員申請變更。

XXX采購賬號：通過宇凡系統登錄XXX，會自動同步采購賬號信息；XXX管理賬號、驗收賬號、結算賬號由資產辦管理和維護。

第九條  賬號使用管理

（一）宇凡賬號

宇凡賬號：宇凡賬號由財務科負責管理與維護。設有線下采購模塊（平臺），可以進行線下采購，線上和線下采購訂單審核，線下采購驗收，線上和線下結算功能。項目（課題）審核人設置由科研科管理與維護。

（二）XXX賬號

1.     管理賬號：是本院負責采購監督管理和財務結算等賬號，由資產辦負責管理；向院領導、財務科、科研科分配監督賬號，以便對線上采購工作實施監督

2.     采購賬號：具有線上訂貨功能，由采購人使用。項目（課題）負責人在本項目（課題）內不具備下單采購權限。

3.     驗貨賬號：資產辦驗貨員進行驗貨、線上確認；并通知采購人辦理出庫領用手續。

4.     結算賬號：由資產辦結算員管理。負責全院采購統一結算的功能，核實采購數據辦理財務統一結算。

第四章   采購管理

第十條  本院科研物資及技術服務原則上必須通過宇凡系統進入商城采購平臺進行采購；商城沒有的，轉成線下模塊申請，按線下采購程序執行（詳見附件2）。

第十一條  訂單申請

（一）   線上采購申請

1.采購人通過宇凡系統登錄到商城，根據需求下單，生成的訂單推送到宇凡系統。采購人返回宇凡系統提交給審核人審核（詳見附件1）。

2.技術服務類訂單采購總額在1萬元以上須報備三方以上詢價方案，方可提交審核。

（二）線下采購申請

 1．滿足以下條件的科研物資（苗種、活體餌料、儀器設備等）采購可以由項目組自行組織線下采購：

采購物資及技術服務無法通過“線上采購”采購；

因不可抗力原因造成無法進行“線上采購”；

危化品、易制毒、氣體等按相關規定采購的特殊物資。

2．采購人通過宇凡系統線下模塊申請下單，申請單須填寫線下采購理由、并附當日商城截圖等。

3．線下采購總額在5000元（含）以上需報備三方詢價方案，通過資產辦進行備案后，方可提交審核。

第十二條  訂單審核

（一）訂單提交后，項目（課題）負責人登錄宇凡系統進行審核（詳見附件1）。技術服務類訂單商家須上傳合同給采購人審核方可進行服務。

（二）審核額度管控

1. 單批次采購科研物資訂單總額在1萬元以下的，采購人申請采購，項目負責人審核即可。采購應堅持貨比三家、價格合適、保證質量的原則，并要預先做好采購計劃，按需選購，厲行節約，防止浪費，確保采購優質高效。

2. 單批次采購科研物資訂單總額大于1萬元（含1萬元）小于5萬元的，經流轉簽批流程，通過項目負責人→部門負責人→分管院領導審核通過后實施。

3. 單批次采購科研物資訂單總額大于5萬元（含5萬元）小于10萬元的，須使用“線上采購”的“招標/詢價”模塊進行采購，通過項目負責人→部門負責人→分管院領導→院長（法人）流轉審核通過后與供應商簽定購銷合同并到資產辦備案。

4. 大于10萬元（含10萬元）的，須使用采購“招標/詢價”模塊進行采購，通過項目負責人→部門負責人→分管院領導→院總支討論批準→院長（法人）執行，與供應商簽定購銷合同并到資產辦備案。

5. 技術服務類采購訂單審核按科研物資類執行，技術服務類訂單（不包含引物）均須提供合同、檢測報告；引物合成類采購訂單總額在5000元以上須提供合同、檢測報告。

第十三條  采購易制毒等危險化學品，要按照國家規定，首先在線下完成備案審核程序，然后將備案批件上傳平臺后再進行線上（線下）采購。

第五章   驗貨、結算及數據管理

第十四條  驗貨，確認

（一）線上采購的物資，由資產辦驗貨員（定點）進行驗收，通過驗收即生成驗貨單，通知采購人辦理收貨登記手續，在驗收單上蓋章，簽字確認方可領用；

（二）項目組（課題）線下采購的貨物，實行一單一驗的管理辦法，由采購人、資產辦驗貨員共同進行驗收、登記，驗收通過后驗貨員在貨物外包裝蓋驗收章，采購人方可領用。

（三）線上采購的技術服務類（商品），由項目組（課題）進行驗收并在線上確認“自驗貨”；單次采購金額在10000元以上的，將相關服務合同、服務成果或是相關描述的結論性報告交科研科存檔并進行網上驗貨后，由資產辦負責結算（詳見附件3）。

（四）科研科對項目組（課題）提交的相關科研技術服務類系列文件負責保存與保密，并在線上確認審核。

（五）資產辦負責核對科研技術服務類（商品）的采購程序是否合規、是否按要求執行，若有引物合成類物品應進行實物驗收，及時收集相關服務合同或服務結論（報告）以備報賬使用。

第十五條  入出庫

所有科研物資應及時辦理入出庫手續。資產辦驗收的物資采取直入直出的形式，不保管、不儲存。各部門要建立科研物資使用的臺賬管理制度，詳細記錄物資使用實況。

第十六條  退換貨

對于驗收不合格的商品，采購人可按照商城相關流程進行退換貨。貨品在使用過程中發現質量問題，采購人應要求供應商及時退換貨。如有問題，可直接聯系線上平臺或資產辦進行協調解決。

第十七條  結算

線上（線下）采購驗收后，資產辦結算員將按月匯總生成財務結算單并負責統一結算。財務結算單是各部門采購科研物資的報銷憑證。采購人、審核人、驗貨人在平臺上的操作記錄作為財務結算依據。

資產辦負責接收發票、審核發票、驗收單和訂單（合同）等。結算時，提供財務結算單及相關憑證。發票背面由資產辦驗貨員蓋章簽字即可（技術服務類不需資產辦蓋章）。

資產辦將按月生成結算單，結算單生成后將于每月15日進入結算程序。逾期未確認訂單的，資產辦將本期訂單順延至下期結算，連續三次結算未確認且未與資產辦說明情況的，資產辦將聯系XXX商城反映采購人相關情況，并暫停該采購人采購操作，待結算完成后恢復其正常操作。

第十八條  采購數據由資產辦按月匯總報院總支備案；并按季度公示。

第六章   附  則

          第十九條  本采購管理辦法，明確采購責任制。各項目（課題）負責人對本項目經費使用實行主體管理責任制，采購人對采購的真實性負直接責任。項目負責人與采購人要明確分工、各負其責，獨立承擔責任。

第二十條  采購設立監管賬號，院領導、資產辦、財務科、科研科通過監管賬號對本院所有采購進行動態監督，若發現采購有違規違紀行為，將依法依規嚴肅處理。

第二十一條  科研基地、野外示范點采購參照本管理辦法執行，由本院項目負責人負責。

第二十二條  本辦法由科研科負責解釋。本辦法自2019年10月1日起執行。

附件:

1.《科研物資(技術服務)采購審核流程圖》

2.《廣西XXXX研究院科研物資采購流程》

3.《廣西XXXX研究院技術服務線上采購流程》