序言：

說到檔案管理員，不少人會不屑一顧，覺得這個崗位根本沒有什么難度，無非是整理整理資料，然后歸檔成冊，把同類的資料整合到一起，放入檔案庫。

其實不然，檔案管理員是一個相當(dāng)有技術(shù)含量的崗位，因為檔案管理員不僅要把資料歸檔，還需要知曉什么樣的資料放在了何處，以便后期需要調(diào)檔案的時候，可以在最短的時間內(nèi)調(diào)出來。

而官方的檔案員，則更為重要，因為在很多關(guān)鍵的時候可以起到“扭轉(zhuǎn)乾坤”作用。

不過隨著科技的發(fā)展，電子計算機(jī)的應(yīng)用和普及，則使得這一工作更為簡單和方便，需要什么資料，只需要在計算機(jī)中輸入相應(yīng)的關(guān)鍵字，自然就可以調(diào)出自己想要的數(shù)據(jù)。

在古代，文書檔案和庫房的管理，也是一門大學(xué)問，那么在沒有計算機(jī)輔助的古代，古代重要的文書檔案和庫房又是怎么管理的呢？

當(dāng)我們帶著這個疑問穿越幾千的時光隧道看向秦代官員的時候，他們卻向我們回答：我們不僅有專職人員，還有嚴(yán)格的制度。

本篇筆者就和您聊聊秦代的官員是如何管理文書檔案和庫房的，不過我們還得從文書檔案的起源說起。

檔案館

殷商時期文書檔案的管理已有制度。

惟殷先人有冊有典，殷革夏命。——《尚書·多士》

古代的檔案管理員，其實與記錄和編撰歷史的史官是有著諸多的聯(lián)系，而在先秦時期，文書檔案的管理工作其實也是史官在做，后來才慢慢分離開來。

至于這項工作的起源在何時，沒有準(zhǔn)確的文獻(xiàn)可考，不過在殷商時期，已經(jīng)有了明確的記錄，正如上述《尚書》的記錄所言，意思是殷商的祖先已經(jīng)有了書冊和典籍，其中還記載了殷商王朝“革”了夏朝的命。

從這里我們也可得知，在殷商時期已經(jīng)有了“冊”和“典”，其實這就是殷商時期的“檔案”，而且從此時起古人已經(jīng)對檔案有了分類保管的意識。

殷商時期記載文書檔案的“甲骨”

此后，周朝取商朝而代之，檔案管理也形成了相對完成的體系，并且設(shè)置的“大史”一職，主管檔案管理的工作，而且人數(shù)也并不少，如《周禮·春官》記載：大史，下大夫二人、上士四人。

而大史的工作內(nèi)容就是“掌建邦之六典，以逆邦國之治”，意思就是大史掌握著國家的六種法典和天下各國上繳的實際治理國家的文書。

秦代的“檔案管理員”。

經(jīng)過春秋戰(zhàn)國的亂世，檔案管理的工作一直在延續(xù)，到了秦滅六國，秦國建立起了秦王朝，也制定了相應(yīng)的法律來支撐檔案管理工作的順利進(jìn)行，當(dāng)然也對檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行了細(xì)化和分工，專門設(shè)置了御史、內(nèi)史和令史，具體這三者是如何分工的呢？

• 先說御史。

歲讎辟律于御史。——《睡虎地秦簡·尉雜》

這句話的意思就是每年的年底相關(guān)的官員都要到御史處核對刑律的變化之處，這也就道明了御史是專門管理律法檔案的官員，國家法令如果有所變更，要在御史這里“備案”，之后其他官員再到御史這里核實，以便被修改的律法得以頒行全國。

《秦律》

當(dāng)然，御史是中央設(shè)置的官員，那么要和御史核對法令的官員，應(yīng)當(dāng)是各地掌管法律的官員，只有如此，才能保證中央的法令可以準(zhǔn)確無誤地貫徹到地方，而地方和中央的法令才能保持一致。

• 再說內(nèi)史。

都官歲上出器求補者數(shù)，上會九月內(nèi)史。——《睡虎地秦簡·內(nèi)史雜》

稻后禾熟，計稻后年……上內(nèi)史。——《睡虎地秦簡·倉律》

從上述兩則記載，我們可以得知，內(nèi)史其實就是管理賬務(wù)文書檔案的官員，如第一則記載的意思就是官員需要每年上報已經(jīng)注銷而需要補充器物的數(shù)量，這個數(shù)字還必須在每年九月上報到內(nèi)史，第二則記載的意思是稻如在谷子之后成熟，應(yīng)把稻計算在下一年的帳上……到每年十月用牘寫明數(shù)量上報內(nèi)史。

而內(nèi)史一職還是專職，并不是其他官吏可以兼職的，如《內(nèi)史雜》記載：下吏能書者，勿敢從史之事，說的就是即使其他的官員很擅長書寫，那也是不能從事內(nèi)史一職。

秦簡博物館

說到這，可能不少人會說了，既然內(nèi)史是專職，那一般人不了解內(nèi)史的工作，又怎么做到專職的呢，其實不用擔(dān)憂，因為秦代有專門培養(yǎng)內(nèi)史（史官）的機(jī)構(gòu)，而且還規(guī)定了只有史官的后代，才可以去里面“深造”，即“非史子，毋敢學(xué)學(xué)室，犯令者有罪”，所以這點也可以理解為內(nèi)史是“世襲”的。

• 最后再說令史。

毋敢以火入藏府書府中，吏已收藏，官嗇夫及吏夜更行官，毋火，乃閉門戶，令令史循其廷府。——《睡虎地秦簡·內(nèi)史雜》

上述記載其實也是說明了令史的工作重點在于巡視檔案庫房，秦代的文書檔案多為竹簡，防火則是檔案管理中的重要一環(huán)，所以秦代專門設(shè)置這樣一個官職，也在情理之中。

此外，令史在特殊情況下還可以代替官嗇夫?qū)τ跈n案或者庫房進(jìn)行直接管理，當(dāng)然也僅僅只是特殊情況下，畢竟內(nèi)史的職責(zé)，還是以監(jiān)督和巡視為主。

秦代檔案管理的副本制度。

法令皆副，置一副天子之殿中，為法令為禁室，有鋌鑰。——《商君書·定法》

秦代官方的“檔案管理員”已經(jīng)有了專職人員，那么相應(yīng)的管理制度自然也少不了，不過相關(guān)的制度并不是在秦朝時期才確立的，而在商鞅變法時期的秦國就已經(jīng)確立了。

正如上述《商君書》中所記載，說的就是法律或者其他重要檔案都是有副本的，而且這些副本都被保管在禁室之中，配有專門的鎖和鑰匙，并且用封印給封上，這就保證了當(dāng)法律的正本損壞之后，副本的存在還能保證有法可依。

秦代官員呈遞文書

說到這，不少人就會想了，萬一相關(guān)管理人員動了“壞心思”，擅自修改了副本，這樣不就造成了法律不一，檔案管理工作不是出現(xiàn)了大漏洞嗎，不慌，這點《商君書》中也有應(yīng)對的措施，那就是進(jìn)入禁室偷看禁室的法令以及刪改禁室法令一個字以上的，那都是死罪，即“及禁剟一字以上，罪皆死不赦”。

那么這種制度到了秦王朝建立之后，還被延續(xù)了嗎，當(dāng)然被延續(xù)了，《睡虎地秦簡·內(nèi)史雜》記載：縣各告都官在其縣者，寫其官之律，意思是說各縣應(yīng)該告知各縣官員，讓其抄寫各縣所實施的法令，這里所抄寫出來的律法，很明顯也是一種法令的副本。

秦代檔案庫房的禁火制度。

我們在上文敘述令史的職責(zé)時已經(jīng)提到，檔案庫房的管理是“禁火”的，這點也被寫入了《秦律》，所以也是一種保護(hù)檔案或者庫房的制度。

這也就是說在為檔案室或者庫房選址建造時，防火也是最基本的一點，并不是隨隨便便在宮中格外找出一間房子，然后就萬事大吉了。

《睡虎地秦簡·內(nèi)史雜》還規(guī)定：節(jié)新吏舍，毋依臧（藏）府、書府，也就是說，為官吏建造住房宿舍的時候，不能挨著藏府和書府，這里也就是指的是倉庫和檔案室了。

秦人書寫文書（場景）

官員的宿舍為何不能挨著這些地方呢，很顯然是出于安全方面的考慮，畢竟官員居住的地方那是肯定會有明火的，比如寒冷的冬季，那就需要在室內(nèi)生火取暖，這是有著火的安全隱患的，謹(jǐn)慎的選址，其實也是更好地保護(hù)文書檔案的一種措施。

為了進(jìn)一步貫徹檔案庫房禁火這一制度，秦代設(shè)置了內(nèi)史一職，上文我們已經(jīng)提到，這一官職就是巡視檔案庫房，每次關(guān)閉巡視完檔案庫房準(zhǔn)備關(guān)閉時，那都要先檢查一遍，確認(rèn)沒有火源之后才能關(guān)閉。

秦代檔案管理員失職后的處罰。

盜封嗇夫可論？廷行事以偽寫印。——《睡虎地秦簡·法律答問》

既然秦代對于檔案管理工作十分重視，那么保密工作和官員失職后的具體處罰則也有相應(yīng)的規(guī)章制度，比如上述記載，就是說官員要遵從文書檔案的保密制度，隨著計算機(jī)的應(yīng)用，現(xiàn)在檔案管理工作的保密只需要設(shè)置加密密碼，似乎就解決了這一問題，那么古人又是如何“加密”檔案的呢？

也很簡單，用泥封，也就是在文書檔案上添加封泥，并且在封泥上加蓋官印，尤其是在傳遞重要文書時，這點更是被普遍運用，秦之后的歷代也一直在沿襲。

睡虎地秦簡

這項舉措在現(xiàn)在看來似乎很小兒科，不過在古代確實解決了大問題，畢竟加蓋了官印的封泥，一經(jīng)被破壞，想要復(fù)原，幾乎再無可能，而接受文書之人，看到被破壞的封泥的文書，自然會知道其中自有蹊蹺，倘若在傳遞途中不小心破壞的，那求證真?zhèn)蝿t是必不可少的一步了。

為了進(jìn)一步讓負(fù)責(zé)檔案或庫房管理的官員官員盡職盡責(zé)，秦代還設(shè)置對官員失職后的處罰制度，分為情節(jié)嚴(yán)重，主要有罰沒財物、相關(guān)人員連帶受罰和撤職流放等處罰。

• 罰沒財物。

發(fā)偽書，弗智，貲二甲。——《睡虎地秦簡·法律答問》

秦代對于違規(guī)官員的罰款，并不是像現(xiàn)在一樣，罰沒實實在在的金錢，而是罰繳鎧甲，不過也有學(xué)者認(rèn)為是罰沒制造鎧甲的金錢，此時暫不細(xì)論。

而上述引用就是說，如果在接受偽造的文書的時候，沒有發(fā)現(xiàn)文書是偽造的，那么就要受到處罰，處罰的標(biāo)準(zhǔn)“貲二甲”，也就是罰兩套鎧甲（或同等價值的金錢）。

出土的秦簡

沒有發(fā)現(xiàn)發(fā)現(xiàn)文書是假的都要受罰，可想而知，那么偽造文書或者檔案，必然會受到更為嚴(yán)厲的處罰，其處罰的力度，必然不只是罰沒財物那么簡單。

• 連帶罰款。

官嗇夫貲二甲，令、丞貲一甲……其它冗吏、令史掾計者，及都倉、庫、因、亭嗇夫坐其離官屬于鄉(xiāng)者，如令、丞。——《睡虎地秦簡·法律答問》

連坐法，是《秦律》中的一大“特色”，而管理文書檔案或者庫房的官員出了紕漏或者違反了相關(guān)規(guī)定，那么其他相關(guān)的官員被連坐，也是無可避免的。

不過根據(jù)官職大小，受罰的力度也不同，官職越大，責(zé)任也就越大，被處罰的力度也會大，比如上述引用中的“令史掾”其實就是令史的屬官，也就是說管理文書檔案或者庫房的官嗇夫有了問題，那么令史的屬官也要受罰，官大的罰沒兩套鎧甲（或同等金錢），官小的罰沒一套鎧甲（或同等金錢）。

• 撤職流放。

吏自佐、史以上負(fù)從馬、守書私卒，令市取錢焉，皆遷。——《睡虎地秦簡·秦律雜抄》

管理文書檔案或者庫房的官員會出現(xiàn)大問題嗎，當(dāng)然會，萬一出了大問題，也并不是單單罰款那么簡單了，情節(jié)嚴(yán)重的，還要被撤職流放。

睡虎地秦簡墻

比如上述記載就是說看守文書檔案或者庫房的官員，如果因為自己職務(wù)的便利，以文書檔案或者庫房里的物品來謀取私利，而一旦被發(fā)現(xiàn)，沒有討價還價的余地，直接就會被撤職流放，由此亦可見，秦代對于文書檔案和庫房的管理工作，是十分重視的。

管理文書檔案或者庫房的官員因失職或者違法了法律法規(guī)被撤職流放，勢必會造成崗位的空缺，那么秦代對于這個問題又是怎么處理的呢？

《睡虎地秦簡·效律》記載：實官佐、史被免、徒，官嗇夫必與去者效代者，意思是管理庫房的官員佐或者史如果被免職或者被流放，接任者必須要先與離職者進(jìn)行核驗，如果在交接的過程中，發(fā)現(xiàn)了庫房的財務(wù)或者文書檔案有不符的情況，那就要追究責(zé)任了。

古代秦簡

此外，如果在交接工作之時，繼任者沒能看出問題，這還不要緊，因為繼任者的任期不滿一年（通常說法），發(fā)現(xiàn)了其中是有問題的，那么還是前任的管理員承擔(dān)失職的責(zé)任，如果超出這個期限呢，那就不好意思了，不管繼任者在接替工作時有無核驗，出了問題，那都是繼任者承擔(dān)責(zé)任。

結(jié)束語：

綜上所述，秦代對于文書檔案和庫房的管理是十分重視，不僅設(shè)置有專職官員，還有嚴(yán)格管控制度的制度，并且一些管控制度，至今依然有借鑒意義。

不過話又說回來，秦王朝在歷史上雖然曇花一現(xiàn)，二世而亡，但是它的制度卻是空前完善的，由文書檔案庫房的管理，我們也能看出，《秦律》在當(dāng)時是一部空前完善的法律，漢朝取代秦朝，但是卻沿襲了秦朝的制度。

這也說明了秦王朝的衰亡并不是因為制度不先進(jìn)，而是推行這些新制度時操之過急，在短時間內(nèi)激化了社會各方面的矛盾，再加上秦二世、趙高等人的胡作非為，秦朝二世而亡，其實亦在情理之中。

對此，您怎么看？

參考文獻(xiàn)：《睡虎地秦簡》、《秦律》、《商君書》、《尚書》、《周禮》等。

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