來源：【華聲在線】

摘要：做好辦公室文檔管理工作對企事業(yè)單位的經(jīng)營與發(fā)展有著重要的作用。而公文管理工作作為辦公室文檔管理工作的重要內(nèi)容之一，一定程度上影響辦公室管理效率。本文主要針對辦公室公文管理工作存在的問題及其相關(guān)措施進(jìn)行研究與探討，僅供參考。

關(guān)鍵詞：辦公室;文檔管理;公文管理

一、引言

公文具有上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)溝通的重要作用。公文管理的好壞直接影響著相關(guān)工作的開展。做好公文管理工作，對企事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

二、公文管理工作存在的主要問題

(一)公文管理人員隊(duì)伍專業(yè)素養(yǎng)有待提高

新時代背景下，辦公室公文管理工作要與全新的要求相適應(yīng)。而部分單位對辦公室文檔管理工作未給予高度重視，存在內(nèi)部人員兼職負(fù)責(zé)公文管理工作的情況，公文管理人員隊(duì)伍的專業(yè)素養(yǎng)與綜合實(shí)踐能力有待進(jìn)一步提升。

(二)公文管理工作制度有待完善

現(xiàn)階段，部分單位工作人員對公文管理工作的認(rèn)識不夠深刻，公文管理工作制度不夠健全與完善，工作人員主觀隨意性較強(qiáng)，難以切實(shí)有效保障信息的安全性，公文管理工作的開展缺乏良好的秩序[1]。

(三)公文管理工作保密意識有待加強(qiáng)

部分單位工作人員公文保密意識缺乏，未充分認(rèn)識到保密工作的重要性、泄密途徑的多樣性、失密造成的危害性，導(dǎo)致在工作中防護(hù)意識不足，直接影響單位的效益與形象。

三、做好公文管理工作的有關(guān)措施

(一)加強(qiáng)公文管理人才隊(duì)伍建設(shè)

公文管理工作對辦公室工作人員的專業(yè)素質(zhì)與工作能力要求比較高，可以從以下兩方面著手，不斷提升相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)：其一，邀請有關(guān)專家或具有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的工作人員，開展公文管理主題培訓(xùn)，幫助辦公室工作人員更加充分認(rèn)識和了解公文管理工作，掌握科學(xué)的工作方法，切實(shí)增強(qiáng)其專業(yè)素養(yǎng)與實(shí)踐能力[2];其二，辦公室應(yīng)改變傳統(tǒng)工作方式，打破其他崗位人員兼任文檔管理工作的現(xiàn)狀，引進(jìn)專業(yè)人才，不斷提高公文管理工作能力和水平。

(二)不斷優(yōu)化完善公文管理制度

1、歸檔保存制度的建設(shè)

公文管理工作主要目的是對有關(guān)資料進(jìn)行存檔，以備后期查閱。辦公室要建立健全文檔歸檔保存制度，及時做好公文登記、整理和保存工作。按照不同的部門、歸檔時間、公文類型、重要程度等對公文進(jìn)行分類保存，將相同類型、相互關(guān)聯(lián)的文檔存儲在文檔柜中，關(guān)鍵文檔的原件及復(fù)印件單獨(dú)保存，方便第一時間對相關(guān)公文進(jìn)行調(diào)取與查閱。

2、公文查閱制度的建設(shè)

公文的調(diào)取與查閱也需要制定相關(guān)制度，對公文調(diào)取與查閱資格進(jìn)行一定限制，約束相關(guān)人員的行為。比如，建立公文查閱安全責(zé)任制度，對已歸檔保存公文的調(diào)取與查閱進(jìn)行跟蹤，嚴(yán)格登記查閱的項(xiàng)目、查閱時間、查閱人等有關(guān)信息，一旦公文出現(xiàn)泄漏或者丟失的問題，文檔管理人員與查閱人員應(yīng)共同承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

3、提升公文管理的安全性

公文管理工作中，相關(guān)工作人員要增強(qiáng)保密意識，嚴(yán)格落實(shí)文檔登記與查閱制度，定期全面整理日常保存的公文資料。同時，辦公室應(yīng)加強(qiáng)與其他部門之間的溝通與協(xié)調(diào)，督促其他部門工作人員遵循保密工作要求，切實(shí)保證公文在上傳下達(dá)期間的安全性，切實(shí)提升公文管理工作的質(zhì)量和水平[3]。

4、做好電子文檔管理

辦公自動化背景下，公文管理依舊面臨著許多挑戰(zhàn)。各單位需要應(yīng)用權(quán)限認(rèn)證、公文加密、網(wǎng)絡(luò)攻擊檢測與防范、安全漏洞管理、網(wǎng)絡(luò)病毒預(yù)防等技術(shù)手段，嚴(yán)格限制公文的使用權(quán)限與管理流程，切實(shí)提升電子文檔管理系統(tǒng)的安全性。同時，還要建設(shè)集中性的公文存儲平臺，對公文的生成、記錄、歸檔、流轉(zhuǎn)、調(diào)取、審閱、存儲與銷毀等實(shí)行全程監(jiān)控，明確公文的信息來源和去向，推動電子文檔的管理工作有效開展。除此之外，還需要不斷加強(qiáng)文檔管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，提升其信息技術(shù)的應(yīng)用能力與水平。

四、結(jié)語

總而言之，公文管理是企事業(yè)單位內(nèi)部各項(xiàng)工作開展的重要依據(jù)。各單位必須高度重視公文管理工作，深刻認(rèn)識與了解公文管理工作的重要性，建立并完善公文管理制度，促使公文的保管更加安全、可靠，切實(shí)提升辦公室管理水平。

參考文獻(xiàn)

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[2]鄭琳.規(guī)范公文管理創(chuàng)新服務(wù)模式建立保密工作的長效機(jī)制[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016(12)：93.

[3]聶菊梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].城建檔案，2016(3)：57-58.

作者：汪鍵(湖南省木偶皮影藝術(shù)保護(hù)傳承中心)

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