【永濟檔案】在機構(gòu)改革中，部門檔案 如何移交？（機構(gòu)改革單位檔案整理移交）

為更好地指導(dǎo)全市各涉改單位嚴(yán)格處置檔案的歸屬與流向，確保機構(gòu)改革中檔案的完整與安全，永濟市檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員針對工作中疑難問題為大家解讀。便于我們在機構(gòu)改革中做好檔案處置工作。

兩個事業(yè)單位A和B之前是合署辦公，是一套人馬兩塊牌子，工作中，根據(jù)需要，機關(guān)文件有時是以A的名義形成，有時是以B的名義形成，現(xiàn)A和B分立，分立后B和C、D三個事業(yè)單位重組成新的事業(yè)單位E，請問B在重組前以B的名義形成的檔案文件材料是否要移交給重組后的E單位？如應(yīng)該移交，請問依據(jù)是什么？

檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員：大家再來細(xì)讀一下問題，問的是機構(gòu)改革這個大背景下，檔案的移交問題，以及關(guān)于檔案移交的有關(guān)規(guī)定。先跟著我了解一下什么是檔案移交。

檔案移交有兩種情況:一是各級機關(guān)、事業(yè)單位的文件形成部門應(yīng)將本部門形成的檔案移交給本單位檔案室保管；二是各級機關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)將整理好的檔案移交給當(dāng)?shù)?span id="yc0wgm22" class="candidate-entity-word" data-gid="9196019">國家檔案館保管。

在單位正常的檔案移交過程中，本單位的各個部門需要將應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，按照有關(guān)規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)，也就是本單位檔案室，或者檔案工作人員移交，由機關(guān)檔案室進(jìn)行集中管理。

其實就是說，每個單位的各個科室，比如說業(yè)務(wù)科、黨建辦、人事科等每個內(nèi)部機構(gòu)產(chǎn)生的檔案文件按照規(guī)定向本單位的檔案室進(jìn)行移交。

按要求是說每年上半年進(jìn)行，一般是一年一次，情況特殊的話，也可以特殊對待。

另外一個是各個機關(guān)事業(yè)單位的檔案應(yīng)向永濟市檔案館移交。

《檔案館工作通則》第7條規(guī)定：檔案館接收檔案的期限：縣級國家檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案。這也就說縣級立檔單位檔案室，今年應(yīng)該至少給檔案館移交2010年前保管期限為永久、30年的本單位檔案。

中辦、國辦發(fā)布的《機關(guān)檔案工作條例》,明確規(guī)定了機關(guān)撤銷或合并時檔案的移交辦法。第26條機關(guān)撤銷或合并必須將本機關(guān)的全部檔案進(jìn)行認(rèn)真整理，妥善保管，不得分散，并按下列辦法進(jìn)行處理：（一）撤銷機關(guān)的檔案，應(yīng)向當(dāng)?shù)貒覚n案館進(jìn)行移交或由有關(guān)主管機關(guān)代管；（二）機關(guān)撤銷，業(yè)務(wù)分別劃歸幾個機關(guān)的，其檔案材料不得分散，可由其中一個機關(guān)代管或向當(dāng)?shù)貦n案館移交；（三）一個機關(guān)并入另一個機關(guān)或幾個機關(guān)合并為一個新的機關(guān)，其檔案材料應(yīng)移交給合并后的機關(guān)代管或向當(dāng)?shù)貦n案館移交；（四）一個機關(guān)內(nèi)一部分業(yè)務(wù)或者一個部門劃給另一個機關(guān)接收，其檔案材料不得帶入接收機關(guān)，如果接收機關(guān)需要利用，可以借閱或者復(fù)制；（五）機關(guān)撤銷或者合并時，沒有處理完畢的文件材料，可以移交給新的機關(guān)繼續(xù)處理，并作為新的機關(guān)的檔案加以保存；（六）一個機關(guān)改變了領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，在其工作活動中形成的全部檔案仍屬原來的全宗，實行集中統(tǒng)一管理。第27條各種臨時工作機構(gòu)撤銷時，其檔案應(yīng)向有關(guān)的主管機關(guān)或國家檔案館移交。

2018年10月11日國家檔案局頒布的第13號令《機關(guān)檔案管理規(guī)定》,其中也有明確規(guī)定機關(guān)撤銷或合并時，檔案移交的辦法。第54條 機關(guān)撤銷或合并的，檔案移交按照下列辦法進(jìn)行。（一）撤銷機關(guān)的檔案，應(yīng)當(dāng)由有關(guān)主管機關(guān)代管或按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交；（二）撤銷機關(guān)的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個機關(guān)的，其檔案不得分散，可由其中一個機關(guān)代管或向同級國家綜合檔案館移交；（三）一個機關(guān)并入另一個機關(guān)或幾個機關(guān)合并為一個新的機關(guān)，其檔案應(yīng)當(dāng)移交給合并后的機關(guān)代管或向同級國家綜合檔案館移交；（四）機關(guān)所屬機構(gòu)撤銷的，其檔案由主管機關(guān)代管，屬于國家綜合檔案館接收范圍的可按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交。

講完了各種規(guī)章制度，下面我們說說具體實施檔案的移交需要注意的事項。檔案的移交不是說，你抱來一堆檔案資料，就可以認(rèn)定為移交。移交也是需要滿足一定的要求，辦理一定的交接手續(xù)才行的。

檔案移交需要做到5點要求：1、檔案要齊全完整。各部門移交到檔案室的文件或檔案應(yīng)保證齊全完整。單位綜合檔案室在接收時，應(yīng)按照本單位制定的《文件材料歸檔與不歸檔范圍》的有關(guān)規(guī)定，注意檢查歸檔文件或檔案的質(zhì)量。對于不符合歸檔要求的 ，應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員整改。2、檔案要經(jīng)過系統(tǒng)整理。移交到檔案館的檔案必須經(jīng)過整理、鑒定，檔案館不接收未經(jīng)整理的檔案進(jìn)館。撤銷機關(guān)應(yīng)責(zé)成專人清理檔案，整理后移交。對于不符合進(jìn)館要求的檔案應(yīng)拒絕接收，并責(zé)成有關(guān)單位整改。3、要有檔案目錄。移交檔案時必須有電子目錄和紙質(zhì)檔案目錄，已使用檔案管理軟件的單位還應(yīng)將計算機數(shù)據(jù)一并移交，并保證能正常檢索。4、其他檢索工作和參考資料齊全。移交檔案時應(yīng)將檔案室編制的其他檢索工具以及有助于了解有關(guān)該全宗歷史的各種參考資料一起移交。5、交接手續(xù)要完備。移交與接收之間一定要有交接手續(xù)，按規(guī)定編制移交清冊，交接雙方簽字。檔案室應(yīng)將移交手續(xù)歸入全宗卷保存，檔案館也應(yīng)放入專卷保存。機關(guān)檔案人員在人員工作調(diào)動時，應(yīng)當(dāng)將室藏檔案以案卷目錄為單位登記在“檔案移交（接收）登記薄”上，交接雙方根據(jù)登記薄清點、檢查室藏檔案，并在登記薄上簽字。